Das Team hinter deinem Chatbot

Wie organisiere ich mein Team?

Dein Chatbot braucht ein Team - ähnlich wie eine Zeitungsredaktion. Egal ob großes oder kleines Team: Die Zusammenarbeit folgt einem bewährten Muster. Im Redaktionsteam erstellen Redakteur*innen bürgernahe Inhalte, Qualitätsprüfer*innen sichern deren Qualität, und die Chefredaktion sorgt für einen einheitlichen Auftritt. Die Manager*innen koordinieren das Gesamtprojekt.

Unterstützung kommt von der Pressestelle (Textstyleguide), den Grafiker*innen (CI im Webchat), den Websiteverantwortlichen (technische Integration) und den Datenschutzbeauftragten.

Die Team-Rollen im Detail

Das Redaktionsteam

• Redakteur*innen sind deine Textprofis. Sie:

  • übersetzen Behördendeutsch in Bürgersprache

  • pflegen Datensätze in der Wissensbasis

  • achten auf einheitlichen Sprachstil

• Qualitätsprüfer*innen behalten den Überblick. Sie:

  • prüfen Inhalte auf Aktualität und Korrektheit

  • geben Datensätze frei

  • werten Analytics aus und optimieren den Chatbot

• Chefredaktion sorgt für den roten Faden. Sie:

  • entwickelt die "Persönlichkeit" des Chatbots

  • legt Sprachstil und Design-Richtlinien fest

  • koordiniert das Redaktionsteam

Das erweiterte Team

• Manager*innen steuern das Projekt. Sie:

  • behalten Zeitplan und Budget im Blick

  • koordinieren alle Beteiligten

  • treffen strategische Entscheidungen

• Datenschutzbeauftragte sind von Anfang an dabei. Sie:

  • prüfen Datenschutzkonformität

  • beraten bei der Formulierung von Datenschutztexten

  • geben grünes Licht für neue Funktionen

• Pressestelle bringt Kommunikations-Expertise ein. Sie:

  • stellt Styleguides für Texte bereit

  • berät bei der Öffentlichkeitsarbeit

  • unterstützt bei der bürgernahen Sprache

• Websiteverantwortliche sorgen für die technische Basis. Sie:

  • implementieren den Chatbot auf der Website

  • kümmern sich um die technische Integration

  • beraten bei der Einbindung von Formularen und weiteren Funktionen

Beispiele für verschiedene Teamgrößen

Kleines Team (2-3 Personen)

Lisa und Mark betreuen den Chatbot ihrer kleinen Gemeinde:

• Lisa (Pressestelle):

  • Manager-Rolle

  • Chefredaktion

  • Redakteurin

• Mark (IT-Abteilung):

  • Websiteverantwortlicher

  • Qualitätsprüfer

  • Redakteur für technische Themen

Mittleres Team (5-6 Personen)

Das Landratsamt verteilt die Aufgaben so:

• Projektleitung (1 Person): Manager-Rolle + Chefredaktion

• Redaktionsteam (2 Personen): Inhalte + Qualitätsprüfung

• IT (1 Person): Website + technische Integration

• Pressestelle (1 Person): Textstyleguide + Redaktion

• Datenschutz (1 Person): Beratend tätig

Großes Team (10+ Personen)

Eine große Stadtverwaltung nutzt das volle Modell:

• Dedizierte Rollen für alle Positionen

• Mehrere Redakteur*innen für verschiedene Fachbereiche

• Eigenes QA-Team

• Regelmäßige Redaktionskonferenzen

Digitalisierung als Chance für alle

Der Chatbot ist mehr als nur ein Projekt deines Kernteams. Er ist die perfekte Gelegenheit, die gesamte Belegschaft für Digitalisierung zu begeistern!

So aktivierst du alle Kolleg*innen:

• Starte einen Wettbewerb zur Namensfindung des Chatbots

• Lass verschiedene Abteilungen den Chatbot vor dem Start testen

• Sammle Feedback und Verbesserungsvorschläge von unbeteiligten Kolleg*innen

• Organisiere "Testtage", an denen alle den Chatbot ausprobieren können

• Ruf zum Brainstorming für neue Chatbot-Funktionen auf