Das Team hinter deinem Chatbot
Wie organisiere ich mein Team?
Dein Chatbot braucht ein Team - ähnlich wie eine Zeitungsredaktion. Egal ob großes oder kleines Team: Die Zusammenarbeit folgt einem bewährten Muster. Im Redaktionsteam erstellen Redakteur*innen bürgernahe Inhalte, Qualitätsprüfer*innen sichern deren Qualität, und die Chefredaktion sorgt für einen einheitlichen Auftritt. Die Manager*innen koordinieren das Gesamtprojekt.
Unterstützung kommt von der Pressestelle (Textstyleguide), den Grafiker*innen (CI im Webchat), den Websiteverantwortlichen (technische Integration) und den Datenschutzbeauftragten.
Einzelne Personen können auch mehrere dieser Rollen übernehmen. Wenn ihr ein eher kleines Team seid: keine Sorge! Ihr verteilt die Rollen einfach flexibel untereinander auf und passt das Bild euren Bedürfnissen an.
Die Team-Rollen im Detail
Rollen im Chatbot-Team
Das Redaktionsteam
Redakteur*innen sind deine Textprofis. Sie:
übersetzen Behördendeutsch in Bürgersprache
pflegen Datensätze in der Wissensbasis
achten auf einheitlichen Sprachstil
Qualitätsprüfer*innen behalten den Überblick. Sie:
prüfen Inhalte auf Aktualität und Korrektheit
geben Datensätze frei
werten Analytics aus und optimieren den Chatbot
Chefredaktion sorgt für den roten Faden. Sie:
entwickelt die "Persönlichkeit" des Chatbots
legt Sprachstil und Design-Richtlinien fest
koordiniert das Redaktionsteam
Das erweiterte Team
Manager*innen steuern das Projekt. Sie:
behalten Zeitplan und Budget im Blick
koordinieren alle Beteiligten
treffen strategische Entscheidungen
Datenschutzbeauftragte sind von Anfang an dabei. Sie:
prüfen Datenschutzkonformität
beraten bei der Formulierung von Datenschutztexten
geben grünes Licht für neue Funktionen
Pressestelle bringt Kommunikations-Expertise ein. Sie:
stellt Styleguides für Texte bereit
berät bei der Öffentlichkeitsarbeit
unterstützt bei der bürgernahen Sprache
Websiteverantwortliche sorgen für die technische Basis. Sie:
implementieren den Chatbot auf der Website
kümmern sich um die technische Integration
beraten bei der Einbindung von Formularen und weiteren Funktionen
Beispiele für verschiedene Teamgrößen
Kleines Team (2-3 Personen)
Lisa und Mark betreuen den Chatbot ihrer kleinen Gemeinde:
Lisa (Pressestelle):
Manager-Rolle
Chefredaktion
Redakteurin
Mark (IT-Abteilung):
Websiteverantwortlicher
Qualitätsprüfer
Redakteur für technische Themen
Mittleres Team (5-6 Personen)
Das Landratsamt verteilt die Aufgaben so:
Projektleitung (1 Person): Manager-Rolle + Chefredaktion
Redaktionsteam (2 Personen): Inhalte + Qualitätsprüfung
IT (1 Person): Website + technische Integration
Pressestelle (1 Person): Textstyleguide + Redaktion
Datenschutz (1 Person): Beratend tätig
Großes Team (10+ Personen)
Eine große Stadtverwaltung nutzt das volle Modell:
Dedizierte Rollen für alle Positionen
Mehrere Redakteur*innen für verschiedene Fachbereiche
Eigenes QA-Team
Regelmäßige Redaktionskonferenzen
Tipp: Wie du die verschiedenen Rollen im Admincenter anlegst und Zugriffsrechte vergibst, erfährst du im Bereich Mein Team
Digitalisierung als Chance für alle
Der Chatbot ist mehr als nur ein Projekt deines Kernteams. Er ist die perfekte Gelegenheit, die gesamte Belegschaft für Digitalisierung zu begeistern!
So aktivierst du alle Kolleg*innen:
Starte einen Wettbewerb zur Namensfindung des Chatbots
Lass verschiedene Abteilungen den Chatbot vor dem Start testen
Sammle Feedback und Verbesserungsvorschläge von unbeteiligten Kolleg*innen
Organisiere "Testtage", an denen alle den Chatbot ausprobieren können
Ruf zum Brainstorming für neue Chatbot-Funktionen auf
Tipp: Je mehr Kolleg*innen von Anfang an mitmachen, desto größer ist später die Akzeptanz des Chatbots. Und ganz nebenbei entdeckst du vielleicht verborgene Talente für dein Kernteam!
